So schreibst du die perfekte automatische Abwesenheitsbenachrichtigung auf Englisch

Hallo!

Hast du schon deinen Urlaub in diesem Jahr geplant? Bevor du endlich deine wohlverdienten Ferien genießen kannst, gibt es noch eine ganze Menge an Vorarbeiten zu tun. Eine dieser Vorarbeiten ist es, deine E-Mail so zu konfigurieren, dass sie in deiner Abwesenheit eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung OOF (Out of Office) an all diejenigen versendet, die dir in dieser Zeit eine E-Mail schreiben.

Normalweise steht in einer solchen Benachrichtigung, wie lange du nicht im Büro sein wirst bzw. ab wann du wieder erreichbar bist und an wen sich der Absender wenden kann, wenn sein Anliegen nicht aufgeschoben werden oder nicht bis zu deiner Rückkehr warten kann. Wenn du bei einem multinationalen Unternehmen arbeitest und viele deiner Kontakte nicht deine Sprache sprechen, ist es am praktischsten, wenn du eine Abwesenheitsbenachrichtigung auf Englisch schreibst, damit sie jeder versteht.

Typische Beispiele dafür sind:

I’m out of the office until Monday, August 14. If you require immediate assistance please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.
(Sie erreichen mich wieder am Montag, den 14. August. Wenn sich Ihr Anliegen nicht aufschieben lässt, wenden Sie sich bitte an colleague@colleague.com. Vielen Dank.)

Thanks for your email. I’ll be out of the office from the 2nd to the 7th May. Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com ) in my absence. Kind regards.
(Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 2. bis 7. Mai nicht erreichbar. In wichtigen Fällen kontaktieren Sie bitte Jim Ross (jross@fakecompany.com). Viele Grüβe.)

Du kannst auch anmerken, dass die entfernte Möglichkeit besteht, dass du diese E-Mail liest, ohne jedoch zu viel zu versprechen:

Hi there. I’m out of the office until Monday, August 14, with limited access to email. If you have an immediate need please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.
(Hallo, ich bin bis Montag, den 14. August, nicht im Büro und habe nur eingeschränkten E-Mail-Zugriff. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte eine E-Mail an colleague@colleague.com. Vielen Dank.)

Auch wenn in diesen Beispielen kontrahierte Formen wie I’m oder I’ll verwendet werden, denke bitte immer daran, dass Unternehmensmitteilungen einer gewissen Förmlichkeit bedürfen, sodass die ausgeschriebenen Formen vorzuziehen sind (I am und I will).

Wenn du aber die Möglichkeit hast, deine Benachrichtigungen so zu konfigurieren, dass sie nur an einen bestimmten Personenkreis als Abwesenheitsnotiz gesendet werden, möchtest du deine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung vielleicht etwas unterhaltsamer und persönlicher verfassen:

Oops, too late! I’m off on vacation right now until the 16^th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com
(Oops, zu spät! Ich bin schon im Urlaub und nippe wahrscheinlich gerade an einer Margarita, während du das liest. Ich werde mich sofort nach meiner Rückkehr bei dir melden, sollte es aber wirklich sehr, sehr dringend sein, wende dich bitte an abc@def.com)

Bitte denke immer daran, dass diese Art von Benachrichtigung sehr informell ist, verwende sie daher nur dann als Abwesenheitsnotiz, wenn du dir ganz sicher bist, an welche Personen sie versendet wird (wie zum Beispiel Kollegen aus der Abteilung, E-Mail-Adressen mit der Domäne deines Unternehmens usw.) Im Zweifelsfalle ist es immer besser, eine formelle Benachrichtigung zu schreiben, ohne das Risiko einzugehen, dass sie falsch interpretiert werden könnte.

Verschiedene Möglichkeiten, um das Gleiche auszudrücken

Die Abwesenheit angeben.

I will be out of the office
(Ich werde nicht im Büro sein)

I am not in the office
(Ich bin nicht im Büro)

I am (currently) out of the office
(Ich befinde mich (derzeit) auβer Haus/im Urlaub)

I will be away from X to Y
(Ich bin vom X bis Y nicht erreichbar)

Die E-Mail weiterleiten

Should the matter be important…
(In wichtigen Fällen …)

If you require immediate assistance…
(Wenn sich Ihr Anliegen nicht aufschieben lässt …)

For urgent queries…
(In dringenden Angelegenheiten …)

If you have an immediate need…
(In dringenden Fällen …)

…please email X
(… schreiben Sie bitte eine E-Mail an X)

…please contact X
(… kontaktieren Sie bitte X)

…please write to/call X
(… schreiben Sie bitte eine E-Mail an/rufen Sie bitte X an)

Wie du siehst, ist es ganz einfach, eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung für deinen Urlaub zu schreiben. Vergiss bitte nicht, deine neuen Kenntnisse erst zu üben, bevor du in den Urlaub fährst. Bon voyage!

Wenn du deine Englischkenntnisse auch für Geschäfte erweitern möchtest, möchten wir dich daran erinnern, dass der ABA English-Kurs auch eine Business-Niveaustufe mit 24 Einheiten umfasst, die speziell auf die englische Geschäftssprache eingeht. Du kannst aber auch mit der Niveaustufe Beginners anfangen, wenn dir das lieber ist: