ABA Journal Impara l'inglese in modo naturale
Le out-of-office replies (risposte di fuori sede) servono ad informare che non sei disponibile per rispondere alle e-mail, soprattutto durante i periodi di vacanza.
Se lavori in un ambiente internazionale, dovrai ad un certo punto preparare un messaggio di risposta automatica in inglese per notificare la tua assenza e indicare al tuo destinatario a chi rivolgersi nel caso in cui richieda una risposta immediata.
In questo articolo ti insegneremo tips e frasi in inglese utili per creare un’eccellente auto-reply.
Tip 1: Scegli il tono del tuo messaggio
Il tono del tuo messaggio può variare a seconda del destinatario finale della tua e-mail.
Se il tuo messaggio è formale, evita di utilizzare forme abbreviate come I’m o I’ll, o un linguaggio troppo informale. In ogni caso conviene iniziare il tuo messaggio con un’espressione di ringraziamento come:
Thank you for your message. (Grazie per il tuo messaggio.)
Se il tuo destinatario non è dell’ambiente di lavoro, potresti osare con qualcosa di più divertente e personalizzato:
Oops, too late! I’m off on vacation right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com. (Oops, troppo tardi! Sono in vacanza da adesso fino al giorno 16, probabilmente con un margarita in mano mentre leggi questo messaggio. Ti risponderò al mio ritorno, ma se è qualcosa di molto urgente, ti prego di contattare abc@def.com.)
Non è consigliabile che questo messaggio arrivi a un tuo capo o un cliente. Se non sei sicuro di chi riceverà il tuo messaggio, ti consigliamo di continuare con il tono formale.
Tip 2: Scrivi un messaggio preciso
Don’t beat around the bush! È un’espressione che significa che devi andare al sodo, cioè il tuo messaggio deve essere diretto e breve. In questo modo, il destinatario saprà rapidamente che non sei disponibile e chi può contattare. Puoi iniziare con un semplice saluto e procedere con il tuo messaggio come nei seguenti esempi:
Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours. (Ciao, non sono in ufficio. Grazie per averci contattato. Ti risponderemo entro 8 ore lavorative.)
Hello, this is Michael Smith from ABA English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards. (Ciao, sono Michael Smith di ABA English. Purtroppo non sono disponibile. In caso di domande sui nostri prodotti, contattare sales@company.com. Farò un follow up non appena tornerò. Distinti saluti.)
Tip 3: Indica la tua disponibilità e quando tornerai
Il destinatario deve essere informato della tua disponibilità e di quando tornerai.
Per questo puoi usare le seguenti frasi:
I’m out of the office until Monday, 14 August. (Sarò fuori fino a lunedì 14 agosto.)
Thanks for your email. I’ll be out of the office from 2 to 7 May. (Grazie per il tuo messaggio. Sarò fuori dal 2 al 7 maggio.)
Puoi specificare che è possibile che tu legga l’e-mail prima della data indicata, ma non puoi garantirlo.
Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email. (Ciao, sarò assente fino a lunedì 14 agosto, con accesso limitato alle mie email.)
Per un tono informale potresti scrivere:
Hey there! I’m on vacation right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later! (Ciao, sono in vacanza. Cercherò di rispondere al tuo messaggio il prima possibile. A presto!)
Tip 4: Menziona il tuo backup
Se il tuo mittente ha urgenza o desidera contattare qualcun altro, puoi farglielo sapere.
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (Se hai bisogno di assistenza immediata, ti prego di contattare colleague@colleague.com durante la mia assenza. Grazie.)
Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com) in my absence. Kind regards. (Se è una questione importante, ti prego di contattare Jim Ross (jross@fakecompany.com) durante la mia assenza. Saluti.)
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (In caso di emergenza, scrivere a colleague@colleague.com. Grazie.)
Bonus: Frasi utili
Le seguenti frasi ti saranno molto utili per preparare il tuo out-of-office message:
Indicare assenza
- I will be out of the office. (Sarò fuori sede.)
- I am not in the office. (Non sono in ufficio / sono assente.)
- I am (currently) out of the office. (Sono fuori sede (in questo momento.)
- I will be away from X to Y. (Sarò assente da X a Y.)
Indirizzare il messaggio
- Should the matter be important… (Se è una questione importante…)
- If you require immediate assistance… (Se hai bisogno di assistenza immediatamente…)
- For urgent queries… (Per richieste urgenti…)
- If you have an immediate need… (Se hai bisogno di qualcosa di urgente…)
- …please email X. (…si prega di scrivere una mail a X.)
- …please contact X. (…si prega di contattare X.)
- …please write to/call X. (…per favore scrivi / chiama X.)
Con questi tips potrai scrivere il tuo prossimo messaggio di risposta automatica.
Ricorda che è importante definire il tono del tuo messaggio in base al tuo destinatario.
Per quanto riguarda l’oggetto più semplice è, meglio è: “fuori sede”.
Infine, è essenziale indicare la data del tuo ritorno e il contatto della persona che ti coprirà durante la tua assenza.
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