Come scrivere un’e-mail formale

Prima di riportare la struttura tipica e alcune frasi utili, vediamo insieme cosa bisogna considerare quando si tratta di scrivere una lettera o e-mail in inglese in ambito lavorativo:

• Fai una scaletta di quello che vuoi dire, ricercando i termini di cui hai bisogno.
• Scrivi in tono formale, chiaro e coinciso. Assicurati che i paragrafi siano corti e che le frasi non siano troppo complicate.
  Per quanto riguarda le domande, meglio esplicitarle ed evitare di girarci intorno.
• Controlla i nomi che citerai e il loro spelling.
  Ricorda che Mrs. si usa per le donne, Mr. per gli uomini e Ms. quando non sai se ci si sta riferendo a una donna sposata o no.
• Per evitare confusione, scrivi il mese in lettere.
• In generale, quando scrivi, ricorda questa sequenza:

Soggetto – Verbo  – Oggetto  – Modo  – Luogo – Tempo
Chi      –       Fa   –    Cosa    –  Come  –  Dove  –  Quando

Per scrivere correttamente una lettera o e-mail, ecco la struttura tipica da seguire per non dimenticarsi nulla ed essere coerenti e precisi nel linguaggio e nella sequenza logica.

Saluto iniziale

Dear Mr. / Ms. Brown…
Dear Sir / Madam…

Formule di apertura

We are writing  – to inform you that… / to confirm… / to request…
Le scriviamo – per informarla… / per confermare… / per richiedere…

Riferimenti a contatti precedenti

Thank you for contacting us… – Grazie per contattarci…

In reply to your request… – In seguito alla sua richiesta…

With reference to our telephone conversation yesterday… – Con riferimento alla nostra conversazione telefonica di ieri…

Further to our meeting last week… – In seguito alla nostra riunione della settimana scorsa…

Corpo della lettera

Fare una richiesta

I would be grateful if you could… – Le sarei grato se potesse…

Could you please send me…? – Potrebbe inviarmi…?

Could you possibly tell us / let us have…? – Potrebbe dirci / farci avere…?

Offrire aiuto

Would you like us to…? – Vorrebbe che…?
We would be happy to… – Saremmo felici di…

Dare buone / brutte notizie

We are pleased to announce that… – Siamo lieti di comunicarle che..

I am delighted to inform you that… – Sono lieto di informarla che…

We regret to inform you that… –  Siamo spiacenti di informarla che…

After careful consideration we have decided (not) to… – Dopo un attento esame abbiamo deciso di (non)…

Querele / Scuse / Ordini

I am writing to express my dissatisfaction with… – Le scrivo per esprimere la mia insoddisfazione riguardo a…

I am writing to complain about… – Le scrivo per lamentare…

I would like to apologize for the… – Vorrei chiedere scusa riguardo a…

We are pleased to place an order with your company for… – Siamo lieti di effettuare un ordine con la vostra azienda per…

We would like to cancel our order n°… – Vorremmo cancellare il nostro ordine nº…

We can guarantee you delivery before (date) – Garantiamo la vostra consegna entro (data)

Prezzi / Pagamenti

Could you please send us your price list…? – Ci può gentilmente inviare il listino prezzi…?

You will find enclosed our most recent catalogue and price list – Troverà in allegato il nostro catalogo e listino prezzi più recente

Please note that our prices are subject to change without notice – Si prega di notare che i nostri prezzi sono soggetti a variazioni senza preavviso

Our terms of payment are as follows… – I nostri termini di pagamento sono i seguenti…

Our records show that we have not yet received payment of… – I nostri dati indicano che non abbiamo ancora ricevuto il pagamento di…

Documenti in allegato

I am enclosing… – Accludo…

Please find enclosed/attached… – Si trasmette in allegato…

Commenti finali

Looking forward to hearing from you – Attendiamo un vostro riscontro

We would be (very) pleased to do business with your company – Ci farebbe (molto) piacere fare affari con la vostra azienda

If we can be of any further assistance, please let us know – Se possiamo essere di ulteriore aiuto, non esiti a farcelo sapere

Formule di chiusura

Sincerely – Cordialmente
Sincerely yours – Cordiali saluti
Yours faithfully – Distinti saluti
(Best) Regards – (Cordiali) Saluti

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