Come fissare una riunione in inglese

Abbiamo bisogno di fissare riunioni per diversi motivi: andare dal dottore, richiedere un visto, organizzare un incontro di lavoro, fare un colloquio di lavoro, e altri ancora. 

Ti piacerebbe conoscere le espressioni più utili per comunicare in modo appropriato per convocare una riunione in inglese? Sei nel posto giusto. 

In questa occasione parleremo di riunioni formali (appointments), che hanno un carattere professionale e il cui obiettivo può essere quello di fare business o fornire un servizio professionale.

Ricorda che esiste anche l’appuntamento informale (date), che consiste principalmente nell’uscire amici o anche per uno scopo romantico. 

Immaginiamo di vivere una città frenetica come New York o Londra. 

Devi organizzare una riunione in inglese con un potenziale cliente e devi fare una telefonata o scrivere un messaggio tramite un’applicazione di chat. 

Sei nervoso perché non vuoi dire qualcosa di inappropriato, fare un errore o far perdere tempo al tuo interlocutore. 

Non ti preoccupare, è normale. La cosa più importante è usare un linguaggio specifico, “vai al dunque”, in modo da non perdere tempo con beating around the bush (girarci intorno senza specificare nulla).

 

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Salutare in inglese

Prova a fare un saluto rapido e chiedi della persona con cui vuoi parlare:

– Hello! Can I speak to Dr Merissa, please? (Pronto! Posso parlare con la dott ssa Merissa, per favore?)

– Good morning, this is Michael Smith calling. I’d like to arrange an appointment with Dr Merissa, please. (Buongiorno, sono Michael Smith. Vorrei prendere un appuntamento con la dott.ssa Merissa, per favore).

Se stai chiamando per conto di un’azienda o per conto di qualcun altro, devi prima presentarti e fare la richiesta:

– Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to speak with Dr Collins. (Pronto, sono Lynn. Chiamo da Smith.co.uk e vorrei parlare con il Dr. Collins)

Ti sei sbarazzato della prima parte. Ma questo non finisce qui, devi ancora chiedere appuntamento!

 

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Fissare una riunione in inglese

Ora dovrai esprimere l’intenzione della tua chiamata:

– Good morning. This is Frank Smith. I’m calling on behalf of Dr Adams and would like to arrange an appointment with Mr Edward Jackson. (Buongiorno. Sono Frank Smith. Chiamo a nome del dottor Adams e vorrei prendere un appuntamento con il signor Edward Jackson.)

– Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to set up an interview with you. (Pronto, sono Lynn. Chiamo da Smith.co.uk e vorrei organizzare un colloquio con lei.)

– I would like to arrange an appointment to see her. (Vorrei organizzare un appuntamento per vederla.)

– I’d like to arrange a meeting with Doctor Johnson. (Vorrei organizzare una riunione con il dottor Johnson.)

Se la persona non è disponibile, è possibile che sentirai la seguente frase:

– I’m afraid she’s in a meeting, but I can leave her a message. (Mi dispiace, è in riunione, ma posso lasciarle un messaggio.)

 

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Organizzare una riunione in inglese

Lo stai facendo molto bene. Ora devi concordare il giorno e l’ora più convenienti per entrambe le parti. Guarda i seguenti esempi:

Are you available on Monday? Are you available next Monday? (È disponibile lunedì? È disponibile lunedì prossimo?)

Are you free on Tuesday? Are you free next Tuesday? (È libero martedì? È libero martedì prossimo?)

How does the third sound to you? (Cosa ne pensa del giorno 3? Il giorno 3 andrebbe bene? Le va bene il giorno 3?)

Can we meet on Wednesday? Can we meet next Wednesday? (Ci vediamo mercoledì? Ci vediamo mercoledì prossimo?)

Would next Thursday be okay? (Giovedì prossimo andrebbe bene?)

What about next Friday? (Che ne dice di venerdì prossimo?)

Is next Saturday okay? (Va bene sabato prossimo?)

Abbastanza opzioni tra cui scegliere. Apparentemente tutto procede senza intoppi e riuscirai a prendere appuntamento senza problemi.

 

 

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Come confermare una riunione in inglese

Dopo aver discusso l’agenda di ognuno, ora dovresti confermare che la data accordata è quella più adatta a te.

Yes, Monday is fine. (Sì, lunedì va bene.)

Yes, Tuesday would be fine. (Sì, martedì andrebbe bene.)

Wednesday suits me. (Mercoledì mi va bene.)

Thursday would be perfect. (Giovedì sarebbe perfetto.)

Please confirm if this date and time is suitable/convenient for you. (Per favore, conferma se la data e l’ora le vanno bene.)

Can you let me know if this works for you? (Potrebbe confermare se la data e l’ora le vanno bene?)

 

 

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Come dire se una data / ora non ti va bene

Nella vita non tutto è perfetto, tanto meno con l’agenda così piena di impegni. Per dire che una data a te non va bene, puoi usare le seguenti frasi:

I’m afraid I can’t on Monday. (Lunedì purtroppo no / purtroppo lunedì non posso.)

I’m sorry, I can’t on Tuesday. (Mi dispiace non posso martedì.)

I won’t be able to meet on Wednesday. (Non potremo vederci mercoledì.)

I really don’t think I can on Thursday. (Penso davvero di non potere giovedì.)

 

 

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Come annullare in inglese

Andava tutto bene. Hai fatto quella chiamata (o hai scritto il messaggio) e tutto è andato perfettamente.

Il tuo interlocutore ha capito ogni frase che hai detto e ora hai un appuntamento. Ma … adesso è successo che c’è un problema e non potrai partecipare. 

Devi comunicare di nuovo e scusarti! Ouch! Ok. Cose che capitano. Questa è la vita.

Ora devi richiedere una nuova riunione:

Unfortunately, due to some unforeseen business, I will be unable to keep our appointment for tomorrow afternoon.(Purtroppo, a causa di eventi imprevisti, non potrò venire all’appuntamento di domani pomeriggio.)

Would it be possible to arrange another time later in the week? (Sarebbe possibile vederci un altro un altro giorno di questa settimana?)

I’m afraid that I have to cancel our meeting on Wednesday as something unexpected has come up. (Temo di dover annullare la riunione di mercoledì, poiché ho avuto un problema improvviso.)

Would you be free to meet early next week? (È libero all’inizio della prossima settimana per vederci?)

Avrai visto che esiste un linguaggio specifico per organizzare appuntamenti o riunioni in inglese. 

È un linguaggio formale e se lo usi bene, supererai gli ostacoli.

Se usi un linguaggio troppo informale potresti perdere un lavoro o un’opportunità di business. 

Non devi dare troppe spiegazioni, prova solo a fissare il prossimo appuntamento.

 

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Esempi

Hai già dei buoni strumenti per sostenere una conversazione efficace e fissare un appuntamento in inglese. 

Ora è il momento di mettere in pratica le tue conoscenze. 

Osserva di seguito due situazioni che possono verificarsi nel mondo reale.

Se riesci a praticare questa conversazione con qualcun altro, molto meglio. 

 

Esempio di una conversazione telefonica 1

A- Hello! Can I speak to Dr Merissa, please? (Pronto! Posso parlare con la dott ssa Merissa, per favore?)

B- I’m afraid she’s in a meeting, but I can leave her a message. (Mi dispiace, è in riunione, ma posso lasciarle un messaggio.)

A- I would like to arrange an appointment to see her. (Vorrei prendere un appuntamento per vederla.)

B- She’s available tomorrow morning. (È disponibile domani mattina.)

A- I could make it at 11:30. (Io potrei alle 11:30.)

B- I’m sorry, she’s busy at that time. Would 12 be okay? (Mi dispiace, a quell’ora è impegnata. Andrebbe bene alle 12?)

A- Excellent. I will see you tomorrow at 12, then! (Perfetto. Ci vediamo domani alle 12, allora!)

B- Goodbye! (Arrivederci!)

 

Esempio di una conversazione telefonica 2

A- Good morning! I would like to speak to Jeremy, please. (Buongiorno! Vorrei parlare con Jeremy, per favore.)

B- Speaking. (Sono io.)

A- Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to set up an interview with you. (Pronto, sono Lynn. Chiamo da Smith.co.uk e vorrei organizzare un colloquio con lei).

B- Ah, yes. Let me look in my diary. When would be convenient for you? (Oh sì. Mi faccia consultare l’agenda. Quando le andrebbe bene?)

A- Anytime after lunch. (A qualsiasi ora dopo pranzo.)

B- How about Thursday? Does that work for you? (Che ne dice di giovedì? Le andrebbe bene?)

A- I’m afraid I might be out of town on Thursday. How does Friday sound to you? (Penso di essere fuori città giovedì. Che ne dice di venerdì?)

B- Friday sounds great. Shall we meet here at four o’clock? (Venerdì andrebbe bene. Ci vediamo qui alle 16?)

A- See you then! Bye. (Ci vediamo. Arrivederci.)

Benissimo, d’ora in poi avrai un buon vocabolario e molte espressioni che ti aiuteranno a prendere appuntamento in inglese. 

Se sei all’estero, puoi facilmente fissare un appuntamento con il medico, fissare una riunione con il tuo cliente o organizzare il tuo prossimo colloquio di lavoro. 

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