Comment écrire une lettre officielle en anglais?

Avant de parler de la structure des lettres officielles en anglais, il faut d’abord connaître le type de lettre que l’on souhaite écrire. Pour ce faire, il faut répondre à la question : “Pourquoi ai-je besoin d’écrire une lettre ?”

Par exemple, il se peut que vous ayez besoin d’écrire une lettre de motivation pour l’envoyer avec votre CV au moment de postuler pour un travail. Il se peut que, à l’inverse, vous deviez un jour écrire une lettre de démission. Mais ce ne sont pas là les seules lettres officielles qui existent, d’autres types incluent, entre autres, les lettres administratives, les lettres de remerciements, les invitations, les lettres de suivi, les lettres de réclamation ou les demandes d’information.

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Conseils pour écrire une lettre officielle en anglais

De nos jours, nous utilisons les courriers électroniques ou les services de messagerie instantanée pour communiquer ou pour demander des informations. Cela dit, tôt ou tard viendra le moment où vous vous retrouverez en face d’une page blanche sur votre ordinateur pour écrire une lettre officielle en anglais. Pas de panique ! Si vous disposez des outils nécessaires, ce sera du gâteau.

Voici un dernier rappel des éléments-clés à prendre en compte avant d’entamer la structure d’une lettre officielle en anglais :

1. Respectez la structure de la lettre.
2. Utilisez un langage simple, clair et formel.
3. Soyez direct et évitez de répéter les mêmes idées plusieurs fois ou d’utiliser des phrases complexes, longues et difficiles à comprendre.
4. L’utilisation des connecteurs logiques est très importante pour que votre message soit compréhensible, harmonieux et facile à lire. 
5. Évitez le style informel et n’utilisez pas de contractions telles que I’m, they’re.
6. Écrivez des paragraphes courts et ne dépassez pas une idée par paragraphe.
7. Soyez cordial.
8. Après avoir terminé votre lettre, révisez soigneusement votre orthographe ou utilisez un correcteur grammatical. 

 

Maintenant que vous connaissez les règles de base, passons aux composants essentiels des lettres officielles en anglais.

 

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Structure d’une lettre officielle en anglais

Expéditeur

Le début d’une lettre officielle commence par l’en-tête. Celui-ci doit inclure vos données personnelles et vos informations de contact et doit se positionner en haut à droite. En général, on y mentionne le nom, le prénom, l’adresse et le numéro de téléphone.

Par exemple:

Rodrigo Char

234W 45th Street

New York, 10036

(247) 782-4952

 

Destinataire

L’information du destinataire s’écrit à gauche et doit inclure le nom et l’adresse complète.

 

Date

L’information suivante est la date. Celle-ci doit apparaître sur le côté droit.

N’oubliez pas qu’elle doit être complète et indiquer le jour, le mois et l’année. Par exemple : January 12th, 2022.

 

Appel

Si vous vous demandez comment commencer une lettre officielle, la réponse est simple : vous devez commencer par une formule d’appel.

En anglais, l’appel est très court. En voici des exemples :

Dear Mr. Johnson (Cher Monsieur Johnson)

Dear Mrs. Gomez (Chère Madame Gómez)

Dear Dr. Green (Cher Docteur Green)

 

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser les titres Sir ou Madam.

Dear Sir (Cher Monsieur)

Dear Madam (Chère Madame)

 

Le moment est venu de rappeler un peu de vocabulaire.

Mrs.: Pour les femmes mariées.

Miss: Pour les femmes célibataires.

Ms.: Pour les femmes dont vous ne connaissez pas la situation maritale.

Mr.: Pour les hommes mariés et les hommes célibataires.

 

 

Corps de la lettre

En général, le corps de la lettre est court et peut avoir un maximum de trois ou quatre paragraphes au total.

Dans le premier paragraphe, vous devez vous présenter et établir l’objectif de votre lettre. Tous les paragraphes qui suivront viendront ajouter des informations supplémentaires relatives à ce même point de départ.

Il faut garder à l’esprit que les lettres officielles en anglais sont assez brèves. C’est pour cela qu’il faut s’efforcer d’organiser ses idées de façon logique et claire. Pour ce faire, les connecteurs logiques vous seront d’une grande aide. 

Voici quelques exemples de connecteurs qui vous serviront à rendre votre lettre plus cohérente et vos idées plus fluides.

In order to (Afin de)

Therefore (Par conséquent)

Consequently (En conséquence)

In addition (De plus)

Furthermore (Par ailleurs)

However (Cependant)

Otherwise (Sinon)

Nevertheless (Néanmoins)

On the contrary (Au contraire)

 

Enfin, le dernier paragraphe servira à établir clairement ce que vous attendez ou si vous espérez quelque chose de la part du destinataire de votre lettre. 

 

Salutations

Vous avez commencé votre lettre par un appel, il est donc désormais temps de la clôturer par des salutations. En général, les salutations des lettres officielles en anglais sont comptées, ce qui vous facilitera sûrement la tâche. 

Yours sincerely (Mes sincères salutations)

Yours truly (Sincères salutations)

Sincerely (Cordialement)

Yours faithfully (Bien à vous)

Regards (Salutations)

Best regards (Mes meilleures salutations)

 

Signature

Il ne vous reste maintenant plus qu’à signer votre lettre. N’oubliez pas d’inclure votre nom juste en dessous. Parfois il est aussi possible d’inclure le numéro de téléphone et l’adresse e-mail.

Parfait ! Une dernière petite révision d’orthographe et de syntaxe et le tour est joué !

 

Nous espérons que les conseils et les différents éléments partagés dans cet article vous auront servi. Les contextes formels sont une excellente occasion de mettre en pratique votre vocabulaire et utiliser la logique de la langue anglaise pour organiser vos idées.

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