ABA Journal Apprenez l'anglais de manière naturelle
Les out-of-office replies (Messages d’absence du bureau) servent à informer que vous n’êtes pas disponible pour répondre à vos mails, surtout pendant les vacances.
Si vous travaillez dans un milieu international, tôt ou tard, vous devrez élaborer un message de réponse automatique en anglais pour faire part de votre absence ou indiquer à votre expéditeur à qui il peut avoir recours au cas où il nécessiterait une réponse immédiate.
Dans cet article, nous partageons avec vous des astuces et des phrases utiles en anglais pour élaborer un excellent auto-reply.
Tip 1: Choisissez le ton de votre message
Le ton de votre message peut varier en fonction du destinataire de votre mail.
Si votre message est formel, évitez l’usage de formes contractées telles que I’m ou I’ll, ou un langage trop familier. Cela vaut également la peine de commencer votre message par une expression de remerciement comme :
Thank you for your message. (Merci pour votre message.)
Si votre message ne concerne pas votre environnement professionnel, vous pourrez vous risquer à quelque chose de plus amusant et personnalisé :
Oops, too late! I’m off on vacation right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com. (Oups ! Trop tard ! Je suis en vacances à partir d’aujourd’hui et jusqu’au 16. Je serai probablement en train de boire une margarita lorsque vous lirez ceci. Je vous répondrai dès mon retour mais, en cas d’urgence, prenez contact avec abc@def.com.)
Il ne serait pas convenable que ce genre de message arrive à votre chef ou à un client. Si vous n’êtes pas sûr de qui recevra le message, nous vous conseillons de continuer à employer le ton formel.
Tip 2: Allez droit au but
Don’t beat around the bush! Il s’agit d’une expression qui signifie que vous devez en venir au fait, et effectivement, votre message doit être direct et bref.
De cette manière, votre expéditeur saura rapidement que vous n’êtes pas disponible et à qui il peut s’adresser. Vous pouvez commencer par un salut simple et élaborer votre message comme dans les exemples suivants :
Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours. (Bonjour, je ne suis pas au bureau. Merci de nous avoir contactés. Nous vous répondrons dans les 8 heures ouvrables.)
Hello, this is Michael Smith from ABA English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards. (Bonjour, c’est Michael Smith d’ABA English. Je suis navré d’avoir manqué votre message. Si vous avez une question au sujet de nos produits, veuillez contacter sales@company.com. Je vous répondrai dès mon retour. Cordialement.)
Tip 3: Indiquez votre disponibilité et votre date de retour
Votre expéditeur doit connaître votre disponibilité et lorsque vous serez de retour.
Les phrases suivantes pourraient vous être utiles dans ce cas-là :
I’m out of the office until Monday, 14 August. (Je serai hors du bureau jusqu’au lundi 14 août.)
Thanks for your email. I’ll be out of the office from 2 to 7 May. (Merci pour votre message. Je serai hors du bureau du 2 au 7 mai.)
Vous pouvez spécifier qu’il se peut que vous consultiez votre boîte mail avant la date indiquée, mais que vous ne pouvez pas le garantir.
Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email. (Bonjour, je serai absent jusqu’au 14 août avec un accès limité au courrier électronique.)
Pour un ton informel, vous pourriez écrire :
Hey there! I’m on vacation right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later! (Bonjour, je suis en vacances pour le moment. J’essaierai de répondre à votre message dès que possible. À plus tard !)
Tip 4: Mentionnez votre backup
Si votre expéditeur est dans l’urgence ou s’il souhaite contacter une autre personne, vous pouvez le lui indiquer en utilisant l’une des expressions suivantes :
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, dirigez-vous s’il vous plaît à colleague@colleague.com pendant mon absence. Merci.)
Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com) in my absence. Kind regards. (S’il s’agit d’un sujet important, mettez-vous en contact avec Jim Ross (jross@fakecompany.com) pendant mon absence s’il vous plaît. Salutations.)
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (En cas d’urgence, veuillez contacter à colleague@colleague.com. Merci.)
Bonus: Phrases utiles
Les phrases suivantes vous seront très utiles pour élaborer votre out-of-office message:
Indiquer une absence
- I will be out of the office. (Je serai hors du bureau.)
- I am not in the office. (Je ne suis pas au bureau/je suis absent.)
- I am (currently) out of the office. (Je ne suis pas au bureau (en ce moment).)
- I will be away from X to Y. (Je serai absent du X au Y.)
Rediriger le message
- Should the matter be important… (S’il s’agit d’un sujet important…)
- If you require immediate assistance… (Si vous avez besoin d’assistance immédiatement…)
- For urgent queries… (Pour des requêtes urgentes…)
- If you have an immediate need… (Si vous avez besoin de quelque chose d’urgent…)
- …please email X. (…veuillez contacter X.)
- …please contact X. (…mettez-vous en contact avec X s’il vous plaît.)
- …please write to/call X. (…veuillez écrire à X/appelez X.)
Avec ces tips, vous pourrez rédiger votre prochain message de réponse automatique en toute confiance.
Rappelez-vous qu’il est important de définir le ton de votre message en fonction de votre expéditeur.
En ce qui concerne le sujet de votre courrier, il vaut mieux rester simple, par exemple : “absent du bureau”.
Enfin, il est fondamental d’indiquer la date de votre retour et les coordonnées de la personne qui vous remplacera pendant votre absence.
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