ABA Journal Aprende inglés naturalmente
Los out-of-office replies (Respuestas de Fuera de Oficina) sirven para informar que no estás disponible para responder a tus correos, principalmente en los tiempos de vacaciones.
Si trabajas en un entorno internacional deberás elaborar en algún momento un mensaje de respuesta automático en inglés para notificar tu ausencia e indicar a tu remitente a quién acudir en caso de que requiera una respuesta inmediata.
En el presente artículo vamos a enseñarte tips y frases útiles en inglés para elaborar un excelente auto-reply.
Tip 1: Escoge el tono de tu mensaje
El tono de tu mensaje puede variar dependiendo del remitente final de tu e-mail.
Si tu mensaje es formal, evita el uso de formas contraídas como I’m o I’ll, o lenguaje demasiado casual. Igualmente vale la pena iniciar tu mensaje con una expresión de agradecimiento como:
Thank you for your message. (Gracias por tu mensaje.)
Si tu público no es del ámbito laboral, podrías arriesgarte con un algo más divertido y personalizado:
Oops, too late! I’m off on vacation right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com. (¡Ups, demasiado tarde! Estoy de vacaciones ahora mismo hasta el día 16, probablemente tomándome una margarita mientras lees esto. Te responderé a mi regreso, pero si se trata de algo muy urgente, ponte en contacto con abc@def.com.)
No sería conveniente que este mensaje llegase a tu jefe o a un cliente. Si no estás seguro quien recibirá tu mensaje, te aconsejamos que sigas con el tono formal.
Tip 2: Escribe un asunto directo
Don’t beat around the bush! Es una expresión que significa que debes ir al grano, esto es, tu mensaje debe ser directo y breve. De esta manera tu remitente sabrá rápidamente que no estás disponible y a quién podrá contactar. Puedes comenzar con un saludo sencillo y proceder a tu mensaje como en los siguientes ejemplos:
Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours. (Hola, no estoy en la oficina. Gracias por contactarnos. Responderemos dentro de 8 horas laborales.)
Hello, this is Michael Smith from ABA English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards. (Hola, soy Michael Smith de ABA English. Lamento no estar disponible. Si tiene alguna pregunta respecto a nuestros productos por favor contactar sales@company.com. Haré el seguimiento una vez llegue a casa. Saludos cordiales.)
Tip 3: Indica tu disponibilidad y cuándo volverás
Tu remitente necesita saber tu disponibilidad y cuándo volverás.
Para ello podrás utilizar las siguientes frases:
I’m out of the office until Monday, 14 August. (Estaré fuera de la oficina hasta el lunes 14 de agosto.)
Thanks for your email. I’ll be out of the office from 2 to 7 May. (Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina del 2 al 7 de mayo.)
Puedes aclarar que existe una posibilidad de que veas el e-mail antes de la fecha anotada, pero no lo puedes garantizar.
Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email. (Hola, estaré ausente hasta el lunes 14 de agosto, con acceso limitado al correo electrónico.)
Para un tono informal podrías escribir:
Hey there! I’m on vacation right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later! (Hola, estoy de vacaciones. Trataré de responder tu mensaje tan pronto como pueda. ¡Hablamos luego!)
Tip 4: Menciona a tu backup
Si tu remitente tiene urgencia o quisiera contactar a otra persona, se lo puedes dejar saber.
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (Si necesita asistencia inmediata, por favor diríjase a colleague@colleague.com durante mi ausencia. Gracias.)
Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com) in my absence. Kind regards. (Si se tratara de un asunto importante, por favor póngase en contacto con Jim Ross (jross@fakecompany.com) durante mi ausencia. Saludos.)
If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (En caso de urgencia por favor escriba a colleague@colleague.com. Gracias.)
Bonus: Frases útiles
Las siguientes frases te serán de gran utilidad a la hora de elaborar tu Out of Office message:
Indicar ausencia
- I will be out of the office. (Estaré fuera de la oficina.)
- I am not in the office. (No estoy en la oficina/estoy ausente.)
- I am (currently) out of the office. (Estoy fuera de la oficina (en este momento).)
- I will be away from X to Y. (Estaré ausente del X al Y.)
Redirigir el mensaje
- Should the matter be important… (Si se trata de un asunto importante…)
- If you require immediate assistance… (Si necesita asistencia inmediatamente…)
- For urgent queries… (Para consultas urgentes…)
- I you have an immediate need… (Si necesita algo urgente…)
- …please email X (…por favor escriba un correo electrónico a X.)
- …Please contact X. (…Por favor póngase en contacto con X.)
- …Please write to/call X. (…Por favor escriba/llame a X.)
Con estos tips podrás redactar tu próximo mensaje de respuesta automática.
Recuerda que es importante definir el tono de tu mensaje en función de tu remitente final.
En cuanto al asunto, mientras más simple mejor: “fuera de la oficina”.
Finalmente, es fundamental indicar la fecha de tu retorno y el contacto de la persona que te cubrirá durante tu ausencia.
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